打造1人玩转5个岗位的高效工作室

认识七七是我做咖啡师的时候,某个圣诞节前夕被朋友拉去她的工作室帮忙。热爱植物的她跟4位朋友一起租了套三层的小楼做多肉工作室,产品放在网上售卖,卖的不错,节假日人手不够,会请朋友过去帮一下。

后来,七七找到我整理时是个年底,身边的朋友都忙着准备元旦休息,她却想要干活儿。聊过之后才知道,工作室经历了些变故,目前主要由自己运营。大概希望新年有个新气象吧,她终于下定决心找我去整理工作室。

七七的惯用脑型是右左脑型(感性输入,理性输出),一位满身艺术细胞的“完美主义”。咨询的过程中了解到:

1.工作室搬了一次家,从三层小楼搬到了一套三室两厅、一厨一卫、带一个大露台、两百平方米的套房里。每个房间的功能相对独立。

2.搬过来之后,就再也没有整理过,空间里堆积了很多没有在用的东西,我能感受到她能判断出来哪些需要留下,哪些可以丢掉,从能力上她完全可以胜任这个任务,但是七七不想自己去面对,这也是我能在整理过程中辅助到她的部分。

3.未来会有一位做手工编织的朋友租用其中一个房间,我们需要将那个房间清空,并在客厅规划出一个可以公用且合理的空间。

4.针对目前七七自己的工作空间,从5人5岗变成1人要轮转5个岗位的情况,我们重新对房间进行了规划,规划的过程中也把七七未来的打算也纳入其中,比如她不想增加人手,那七七的工作区域就只按照她喜欢的样子和她习惯的摆放方式去做整理收纳;未来的工作室网上业务的量会减少,我们就要把仓库里的库存趁整理的时候清点出来做一些处理;七七接下来的工作重心也将从之前的出售多肉植物和花盆转向花艺和花艺课的教学,所以创作空间和上课的区域就必须方便实用、“可以见人”还要考虑与合租小伙伴的“兼容性”。基于以上的几点诉求,我们重新规划了空间。(如图)

七七的工作室功能区规划俯瞰图(图:橘子)

五个岗位分别是:仓库管理员、包装发货员、客服、产品研发员、花艺老师。我们为这五个岗位分别匹配了:仓库、包货区、客服区、创作区和手工区、上课区。基本都集中在整套房间的左半边,上课区和休闲区也是手工编织小伙伴需要公用的空间,正好也碍着新伙伴的房间,有一个空间上的过度,这样的话工作起来可以互相不干扰,休闲娱乐的时候也能其乐融融地在一起。

仓库before

这是仓库原来的样子(before),地上放了很多空的纸箱、包装袋等七七可能都不记得是神什么的物品。飘窗上也堆满的东西,导致原本采光不是很好的房间很昏暗,据七七讲每次要来仓库找东西都需要“深吸一口气,且告诉自己沉着冷静”。

仓库after

这是仓库整理完之后的样子(after),我和七七一起把她还在售卖的商品从屋子里的各个角落都搜罗来,全部按照分类码在了货架上,严格地把非产品的物品,比如很多样品,坏掉的花盆,私人物品等等,都清理了出去,整整清出来12个大箱子。其实有很多空的纸箱,只是因为日常工作的当时忙,没有时间区处理就造成了很多堆积,这次一次性清理之后还原了一个据七七说是“刚搬进来”的样子。整理仓库的时候,七七也在心里也梳理了一下店铺的产品结构和未来的规划,这是整理之后在聊天中我知道的。

打包间before

这是打包间整理之前的样子(before)这个房间货架上的物品有些是因为仓库放不下了“被迫”挪到这里的,所以不全是打包间使用的物料。操作台日常也是堆满了东西,导致有时候七七不得不在地上打包,这就有点本末倒置了。

打包间after

这是打包间整理之前的样子(after),我们把打包最常用的工具放在了七七拿取最顺手的位置;靠近打包桌的货架上也就近放了最近经常使用的打包物料,做到了转身即取的程度;桌面在没有打包工作的时候是清空的状态,这样七七在打包间不需要走几步就能把以前要在房间走上百步的事情做完,大大缩减了她日常工作的动线,能提高不少效率呢!

客服区before

这是客服区整理之前的样子(before)家具的摆放会导致某些收纳空间和实用功能的使用很“尴尬”,比如冰箱和沙发的位置,冰箱门打开不方便;还有书架和电脑桌的位置,书架靠近电脑桌的下面两层层架的物品不好拿等等。

客服区after

这是客服区整理之后的样子(after),我们把书架整个挪转了90度,在客服区域和上课区之间划分出了一道明显的界限,这样即便新的小伙伴在上课,客服区照样也可以有人工作,还能保证他的隐私性。

创作区before

这是创作区整理之前的样子(before),装材料的抽屉摞得很高,不方便拿取;工作台面积的一半被工具和半成品占据;很多临时到货的库存也因这个这个区域宽敞而被放在桌子附近的地面上;工作桌底下也放了很多纸箱,导致坐在桌前的双腿无处安放。

创作区after

整理之后的创作区(after),我们把垫在抽屉下方的桌子挪到更需要它的地方,抽屉柜整个落地,墙面漏出来了,视觉上减少了之前的压抑感,清爽了很多。把七七随手用的花艺工具也全部挪到了工作桌的两侧,还原工作桌原本的功能。墙面层架上的物品也做了些调整,伸手就能够到的地方放了些随时要用的半成品,最上层则是陈列了七七的作品。美观度也有了,实用性也兼备了,有学员来上花艺课也不会觉得这个区域的物品会很突兀。

手工区before

这是与创作区域配套使用的手工区的before,手工区挨着上课区,算是创作区和上课区的一个缓冲区域,如果以上两个区域的空间不够了就可以挪到这边来操作。但是原本的手工区也满满的。

手工区after

手工区的after,我们把原先该空间的物品重新做了筛选和分类之后,主要留了学员要用的物料,放在桌子下面和墙面的层架上收纳,工作台依旧回归它原本的功能、并保持空无一物的状态。

上课区before

这是客厅的上课区、创作区没有整理之前的样子(before),看上去很适合干活儿,但不适合待客或者上课。

上课区after

这是整理之后的after。不仅适合待客还能上课,最关键的是日常的创作功能也很好用。

工作室的整理完成之后,七七直接拖着我去了她经常做spa的地方,我们每人来了个全身按摩。七七说:给工作室做完“全身spa”之后,也要对自己好一些。

接下来的几天,我的朋友圈被七七刷屏:

“罗布同学拯救了快溺毙在混沌仓库中的我–天知道为什么有那么多黑洞!”

“工作室就这样被整理術士大人给救了!泪流满面。结构也调整了,所有物品都找到了自己的位置!好棒!顺便还给客服做了个小空间,感动!”

“今天过来工作室,一开门,猛的感觉就是大了十平以上,走在里面一点也不堵,找东西的时候一开抽屉它就乖乖地在那儿等你,简直爽得不要不要的!”

开心地看着七七特别“右”的表达,了解到这次的整理真的有帮到她。整理之后的一个周到一个月的时间我经常会在线上回访,问她这几个空间的使用情况如何,得到的反馈还不错,而且如果不顺手她自己也会按照整理过程中教给她的方式去调整。再到后来,七七考取了国际花艺师的证书;网店的产品的销量莫名有一个小幅度的增长;她又大胆砍掉了好几个产品;新的业务也满满开始有了进展。再再后来,她可以去面对与之前合作的小伙伴的交接适宜,让工作室又有了一个新的开始。

作为一名生活整理师,我们的工作和专业是辅助客户解决人、物品和空间的关系问题,但是我的开心和成就感不止于此,我更感兴趣看到他们整理之后的变化,当然也有没那么好的,只要有变化我就会觉得有意思和有意义。这次的工作室整理,能让七七一个人玩转五个岗位,我认为我们做到了!